ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร และร้านเล็กควรใช้เมื่อไร

เอกสารสองใบนี้ชื่อคล้ายกันจนหลายคนใช้สลับกัน แต่หน้าที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง และถ้าใช้ผิดเวลา ลูกค้าอาจสับสนว่าจ่ายแล้วหรือยัง บทความนี้เล่าให้เห็นภาพแบบไม่ต้องมีพื้นฐานบัญชี

ใบแจ้งหนี้คืออะไร

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่ผู้ขาย "ขอให้จ่าย" ระบุว่าลูกค้าต้องจ่ายอะไร เท่าไร ภายในวันไหน และจ่ายอย่างไร ออกก่อนที่เงินจะเข้า สถานะของมันคือ "ค้างชำระ" จนกว่าจะมีการจ่ายจริง

ใบเสร็จรับเงินคืออะไร

ใบเสร็จรับเงินคือเอกสารที่ผู้ขาย "ยืนยันว่าได้รับเงินแล้ว" ออกหลังจากเงินเข้า ใช้เป็นหลักฐานฝั่งลูกค้าว่าชำระครบแล้ว และฝั่งร้านก็ใช้บันทึกรายรับ

หัวข้อ	ใบแจ้งหนี้	ใบเสร็จรับเงิน
ออกเมื่อไร	ก่อนรับเงิน	หลังรับเงิน
ความหมาย	ขอให้ชำระ	ยืนยันว่าชำระแล้ว
สถานะ	ค้างจ่าย	จบรายการ
ประโยชน์หลัก	ทำให้ลูกค้ารู้ยอดและกำหนดจ่าย	เป็นหลักฐานรับเงิน

ส่วนเอกสารอื่นอย่างใบกำกับภาษีหรือใบเสนอราคา มีข้อกำหนดและวัตถุประสงค์ของตัวเอง หากไม่แน่ใจว่าธุรกิจของคุณต้องออกเอกสารแบบใด ควรปรึกษานักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีโดยตรง บทความนี้ไม่ใช่คำแนะนำด้านกฎหมายหรือภาษี

ร้านเล็กควรใช้เมื่อไร

ใช้ใบแจ้งหนี้เมื่อ

• ลูกค้าสั่งของหรือจองบริการ แต่ยังไม่ได้จ่าย
• ต้องการให้ลูกค้ากลับมาจ่ายตามเวลาที่ตกลง เช่น งานรับจ้าง ค่าบริการรายเดือน
• ต้องการเก็บยอดและรายละเอียดให้ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร

ใช้ใบเสร็จเมื่อ

• ลูกค้าจ่ายเรียบร้อยแล้ว และต้องการหลักฐานการรับเงิน
• ร้านค้าต้องการเก็บบันทึกรายรับให้ครบถ้วนตามที่นักบัญชีแนะนำ

เรื่องที่ร้านเล็กพลาดบ่อย

1. ส่งใบแจ้งหนี้แต่ไม่ระบุกำหนดจ่าย ทำให้ลูกค้าเลื่อนไปเรื่อย ๆ
2. ส่งเลขบัญชีในแชทอย่างเดียว ไม่มีเอกสารยืนยันยอด
3. ไม่เชื่อมใบแจ้งหนี้กับหลักฐานการจ่าย ทำให้ต้องไล่ดูสลิปด้วยมือ

ใบแจ้งหนี้ใน PPay

ระบบร้านค้าของ PPay ให้คุณออกใบแจ้งหนี้ที่มีลิงก์จ่ายเงินเฉพาะของแต่ละใบ ลูกค้าเปิดลิงก์ จ่ายตามยอด แล้วอัปโหลดสลิปที่หน้านั้น ระบบตรวจสลิปและผูกผลกับใบแจ้งหนี้ให้ ทำให้ร้านเห็นชัดว่าใบไหนจ่ายแล้วหรือยัง ถ้าสนใจ เริ่มต้นได้ที่ /start หรือสมัครที่ /register

สรุป

จำง่าย ๆ ว่าใบแจ้งหนี้คือ "ช่วยจ่ายหน่อย" ส่วนใบเสร็จคือ "ได้รับแล้ว ขอบคุณ" ร้านเล็กที่แยกสองเอกสารนี้ออกจากกันได้ จะลดการเข้าใจผิดกับลูกค้าและทำบัญชีง่ายขึ้นมาก