ออกแบบขั้นตอนรับเงินสำหรับร้านที่ขายผ่าน LINE ตั้งแต่ปิดการขายถึงยืนยันยอด

การขายใน LINE มีข้อดีคือคุยกับลูกค้าได้ใกล้ชิด แต่ข้อเสียคือทุกอย่างอยู่ในแชตยาว ๆ ทั้งรายการสินค้า ที่อยู่ สลิป และคำถามจิปาถะ เมื่อออเดอร์เพิ่มขึ้นจะเริ่มมีสลิปตกหล่นหรือส่งของผิดคน บทความนี้เสนอขั้นตอนรับเงินที่ออกแบบให้เป็นระบบ โดยไม่ต้องเปลี่ยนวิธีคุยแบบเดิมของร้าน

หลักคิด: แยกการคุยออกจากการรับเงิน

แชตเหมาะกับการคุยและปิดการขาย แต่ไม่เหมาะเป็นที่เก็บข้อมูลการชำระเงิน ให้ใช้แชตเป็นทางผ่านไปยังลิงก์หรือหน้าที่ผูกกับออเดอร์เดียว เพื่อให้ทุกสลิปมีที่อยู่ชัดเจน

ขั้นตอนที่แนะนำ 5 ขั้น

ขั้นที่ 1: สรุปออเดอร์ให้ลูกค้ายืนยัน

ก่อนส่งข้อมูลโอนเงินทุกครั้ง ให้สรุปรายการ ราคา ค่าจัดส่ง และยอดรวมเป็นข้อความเดียว และให้ลูกค้าพิมพ์ยืนยัน ข้อความนี้ช่วยลดข้อโต้แย้งภายหลังว่ายอดไม่ตรงที่ตกลงกัน

ขั้นที่ 2: ส่งช่องทางชำระที่ผูกกับออเดอร์

มีสองทางให้เลือกตามขนาดร้าน

• ร้านเล็ก สร้าง QR พร้อมเพย์ที่ใส่ยอดตามออเดอร์ ใช้เครื่องมือฟรีที่ /promptpay-qr แล้วส่งให้ลูกค้าแต่ละราย
• ร้านที่ออเดอร์เริ่มเยอะ ออกเป็นใบแจ้งหนี้ใน PPay ซึ่งมีลิงก์ชำระเงินให้ลูกค้าอัปโหลดสลิปได้เอง

ขั้นที่ 3: กำหนดเวลาชำระ

บอกลูกค้าชัดว่าสินค้าจะถูกกันไว้ให้กี่ชั่วโมง ใบแจ้งหนี้ใน PPay ตั้งอายุของลิงก์ได้ ทำให้ไม่ต้องมานั่งตามทวงทุกราย ส่วนในแชตอาจใช้ข้อความเตือนสั้น ๆ ก่อนหมดเวลา

ขั้นที่ 4: ตรวจสลิปและยืนยันยอด

เมื่อลูกค้าส่งสลิปมา ให้ตรวจกับข้อมูลธนาคารมากกว่าดูด้วยตา ระบบของ PPay จะตรวจสลิปและแจ้งผล รวมทั้งจับสลิปที่เคยใช้แล้ว อย่างไรก็ตามควรจำกัดจำนวนครั้งที่ลูกค้าลองอัปโหลดต่อใบแจ้งหนี้ ซึ่งระบบกำหนดไว้ 5 ครั้งต่อใบ เพื่อกันการลองสุ่ม

ขั้นที่ 5: แจ้งสถานะและส่งของ

ตอบลูกค้าทันทีว่า "ได้รับยอดแล้ว" พร้อมเวลาที่จะจัดส่ง แล้วค่อยส่งต่อให้ฝ่ายแพ็ก เมื่อมีเลขพัสดุให้ส่งกลับในแชตเดิม ลูกค้าจะเห็นข้อมูลครบในที่เดียว

จัดระเบียบแชตให้ตามง่าย

• ใช้ป้ายกำกับ (label) หรือบันทึกย่อของลูกค้าแต่ละราย เช่น รอโอน ตรวจแล้ว จัดส่งแล้ว
• ตั้งข้อความสำเร็จรูปสำหรับแต่ละขั้น เพื่อให้ผู้ช่วยหลายคนตอบเหมือนกัน
• ห้ามส่งของจากการเห็นสลิปในแชตอย่างเดียว ต้องผ่านการตรวจยอดก่อนเสมอ
• จดเลขอ้างอิงออเดอร์ไว้ในหัวข้อเดียวกันกับสลิป

เมื่อลูกค้าบอกว่าโอนแล้วแต่ยอดไม่เข้า

อย่าเพิ่งตัดสินใจ ให้ตรวจเป็นลำดับ ขอสลิปที่ชัดเจนและครบ แล้วตรวจกับระบบ ดูว่ายอดและบัญชีปลายทางตรงหรือไม่ บางกรณีลูกค้าโอนผิดบัญชีหรือโอนข้ามธนาคารที่ยอดยังมาไม่ถึง การรอสั้น ๆ แล้วตรวจซ้ำสมเหตุสมผลกว่าการกล่าวหา และอย่าลืมระวังมุกโอนเกินแล้วขอคืน อ่านที่ บทความนี้

เช็กลิสต์ย่อ

1. สรุปออเดอร์และยอดรวมให้ลูกค้ายืนยัน
2. ส่ง QR หรือลิงก์ที่ผูกกับออเดอร์ ไม่ส่งเลขบัญชีลอย ๆ
3. กำหนดเวลาชำระ
4. ตรวจสลิปกับข้อมูลธนาคาร
5. ยืนยันยอดแล้วจึงส่งของ

ร้านที่ปิดการขายใน LINE สามารถค่อย ๆ เริ่มจาก QR แล้วขยับไปใช้ใบแจ้งหนี้เมื่อออเดอร์มากขึ้น ดูขั้นตอนตั้งค่าได้ที่ หน้าเริ่มใช้งาน หรือสมัครบัญชีที่ /register