กระทบยอดรับเงินรายวันของร้านออนไลน์ ทำอย่างไรไม่ให้ตกหล่น
อ่าน 1 นาที
ไม่มีรูปภาพ
ปลายวันของร้านออนไลน์มักมีคำถามเดิมซ้ำ ๆ ว่า เงินที่เข้าบัญชีวันนี้ตรงกับออเดอร์ที่ขายไปหรือไม่ ถ้าไม่เคยเช็กเป็นประจำ ยอดที่ตกหล่นจะสะสมจนไล่ย้อนไม่ไหว การกระทบยอดรายวันจึงเป็นนิสัยเล็ก ๆ ที่ป้องกันปัญหาใหญ่ในภายหลัง
กระทบยอดคืออะไร
คือการเทียบสามฝั่งให้ตรงกัน ได้แก่ ออเดอร์ที่ขายหรือใบแจ้งหนี้ที่ออก เงินที่เข้าบัญชีจริงตามรายการเดินบัญชี และสลิปหรือหลักฐานที่ลูกค้าส่งมา ถ้าทั้งสามฝั่งสอดคล้องกัน แปลว่าวันนั้นปิดบัญชีได้
ขั้นตอนกระทบยอดรายวัน
- ดึงรายการออเดอร์ของวัน แยกเป็นจ่ายแล้ว รอจ่าย ยกเลิก
- ดึงรายการเงินเข้าของวัน จากแอปหรือรายการเดินบัญชีธนาคาร
- จับคู่ ออเดอร์แต่ละใบกับเงินเข้าตามยอดและเวลา ถ้าใช้เลขอ้างอิงหรือใบแจ้งหนี้แยกต่อออเดอร์ การจับคู่จะง่ายมาก
- ทำเครื่องหมายสถานะ เช่น ตรง ยอดไม่ตรง เงินเข้าแต่ไม่รู้ออเดอร์ ออเดอร์จ่ายแล้วแต่ไม่เห็นเงิน
- ตามเรื่องที่ค้าง ก่อนปิดวัน หรืออย่างช้าภายในวันถัดไป
ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีมอง
| อาการ | สาเหตุที่เป็นไปได้ | ทำอะไรต่อ |
|---|---|---|
| ยอดเงินเข้าน้อยกว่าออเดอร์ | ลูกค้าโอนขาด หรือสลิปไม่จริง | ตรวจสลิป ติดต่อลูกค้า |
| ยอดเงินเข้าเกินออเดอร์ | ลูกค้าโอนเกิน หรือโอนซ้ำ | ตรวจสลิป แล้วคืนส่วนต่าง |
| เงินเข้าแต่หาออเดอร์ไม่เจอ | ลูกค้าไม่ได้ระบุอ้างอิง | ถามลูกค้า ดูสลิป |
| ออเดอร์จ่ายแล้วแต่ไม่มีเงิน | สลิปปลอม หรือเงินยังไม่เข้า | ตรวจสลิป อย่าเพิ่งส่งของ |
ทำให้การจับคู่ง่ายขึ้น
ใช้ตัวอ้างอิงต่อออเดอร์
การออกใบแจ้งหนี้แยกต่อออเดอร์ หรือสร้างรายการด้วยเลขอ้างอิงของออเดอร์ ทำให้รู้ทันทีว่าเงินก้อนไหนของรายการไหน ระบบร้านค้าและ API ของ PPay รองรับการสร้างใบแจ้งหนี้ด้วย reference ของคุณเอง ดูรายละเอียดที่ /docs/api
ตรวจสลิปแบบอัตโนมัติ
แทนที่จะตรวจด้วยตาทุกใบ ให้ระบบตรวจว่าสลิปเป็นของจริงและยังไม่เคยถูกใช้ หลังจากนั้นเหลือแค่ดูรายการที่มีปัญหา ซึ่งน้อยกว่ามาก
ใช้ปลั๊กอินถ้ามีเว็บร้านค้า
ถ้าร้านใช้ WooCommerce หรือ Magento 2 ปลั๊กอินที่ /plugins ช่วยเชื่อมสถานะการจ่ายกลับเข้าสู่ออเดอร์ ลดการคีย์สถานะด้วยมือ
เช็กลิสต์ปิดวัน
- ออเดอร์ทุกใบมีสถานะชัด จ่ายแล้ว รอจ่าย หรือยกเลิก
- เงินเข้าทุกรายการอธิบายได้ว่ามาจากออเดอร์ไหน
- รายการไม่ตรงถูกจดไว้พร้อมผู้รับผิดชอบ
- สลิปและเอกสารสำคัญถูกเก็บเป็นระเบียบ
- ยอดรวมของวันถูกบันทึกไว้เทียบกับวันก่อน
เรื่องการลงบัญชีและภาษี ควรปรึกษานักบัญชีของคุณเพื่อให้ตรงกับรูปแบบธุรกิจ แต่การกระทบยอดรายวันจะทำให้ข้อมูลที่คุณส่งต่อให้นักบัญชีสะอาดและครบถ้วน ลองเริ่มด้วยการเช็กวันละ 10 นาที แล้วค่อยเพิ่มระบบอัตโนมัติตามขนาดของร้าน ถ้าสนใจ ดูขั้นตอนเริ่มต้นที่ /start