แยกเงินส่วนตัวกับเงินร้านให้ชัดเจน ทำอย่างไร

เจ้าของร้านรายเล็กจำนวนมากใช้บัญชีเดียวกับชีวิตประจำวัน ลูกค้าโอนเข้าบัญชีเดียวกับที่จ่ายค่าข้าว ค่าเช่า และค่าสินค้าไปพร้อมกัน ผลคือสิ้นเดือนเงินในบัญชีมีอยู่แต่ไม่รู้ว่าเป็นกำไรหรือเป็นทุนที่ต้องเอาไปซื้อของล็อตหน้า บทความนี้พูดถึงวิธีแยกเงินให้ชัดโดยไม่ต้องทำให้ชีวิตยุ่งขึ้น

ปัญหาที่เกิดเมื่อเงินปนกัน

• ไม่รู้กำไรจริง เพราะรายจ่ายส่วนตัวถูกนับปนกับต้นทุนร้าน หรือกลับกัน
• เหมือนมีเงินเยอะ จึงใช้จ่ายส่วนตัวเกินกว่าที่ร้านทำได้
• ตอนตรวจเงินเข้า ต้องแยกรายการของลูกค้าออกจากรายการอื่นทุกครั้ง เสียเวลาและพลาดง่าย
• เวลาต้องยื่นเอกสารหรือเล่าให้นักบัญชีฟัง ต้องอธิบายรายการทีละบรรทัด

ขั้นที่หนึ่ง เปิดบัญชีหรือช่องทางรับเงินแยกสำหรับร้าน

หลักการง่ายที่สุดคือ "ลูกค้าโอนเข้าที่เดียว และที่นั้นไม่ใช้จ่ายส่วนตัว" รายละเอียดการเปิดบัญชีประเภทใดขึ้นกับเงื่อนไขของแต่ละธนาคารและรูปแบบกิจการของคุณ ให้สอบถามธนาคารหรือผู้รู้โดยตรง สิ่งที่ควรทำคือให้บัญชีรับเงินของร้านมีชื่อบัญชีที่ลูกค้าเห็นแล้วเชื่อถือได้ และเมื่อร้านโตขึ้น อาจแยกบัญชีรับเงินตามร้านหรือตามช่องทางขาย เรื่องความน่าเชื่อถือของชื่อบัญชีดูเพิ่มที่ การสร้างความน่าเชื่อถือให้ร้าน

ขั้นที่สอง จ่ายเงินเดือนให้ตัวเอง

แทนที่จะหยิบเงินร้านตามต้องการ ให้กำหนดจำนวนที่โอนจากบัญชีร้านเข้าบัญชีส่วนตัวเป็นรอบ เช่น เดือนละครั้ง หรือสองครั้ง จำนวนควรมาจากสิ่งที่ร้านรับไหวจริง ไม่ใช่จากความรู้สึกว่ากระเป๋าหนัก

แนวคิดการแบ่งเงินเข้าบัญชีร้าน (ตัวอย่างสมมติ)

กองเงิน	ใช้ทำอะไร	สัดส่วนตัวอย่าง
ทุนหมุนเวียน	ซื้อสินค้าและจ่ายค่าดำเนินงาน	ตามแผนของร้าน
เงินสำรองร้าน	รองรับคืนเงิน ของเสีย ยอดตก	กันไว้ส่วนหนึ่งทุกเดือน
เงินเดือนเจ้าของ	โอนเข้าบัญชีส่วนตัว	จำนวนคงที่ที่ตกลงกับตัวเอง

สัดส่วนข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างโครงสร้าง ไม่ใช่ตัวเลขแนะนำ ให้ปรับตามต้นทุนของร้านคุณเอง

ขั้นที่สาม กติกาเมื่อต้องยืมข้ามกอง

บางครั้งก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ เช่น ร้านขาดเงินสดชั่วคราว หรือต้องจ่ายของส่วนตัวด้วยบัตรร้าน กติกาที่ช่วยได้คือ

1. ทุกครั้งที่ยืมข้ามกอง ให้บันทึกวันที่ จำนวน และเหตุผลทันที
2. ตั้งกำหนดว่าจะคืนเมื่อไร
3. ตอนปิดยอดสิ้นเดือน ตรวจรายการยืมทั้งหมดให้ชัดว่าคืนแล้วหรือยัง

ให้ระบบช่วยรักษาเส้นแบ่ง

เมื่อร้านรับเงินผ่านใบแจ้งหนี้หรือลิงก์ชำระเงิน เงินเข้าจะมีหลักฐานผูกกับออเดอร์ ดูแล้วรู้ทันทีว่าเป็นรายได้ร้าน ส่วนรายการอื่นในบัญชีส่วนตัวไม่เกี่ยวกัน ใน PPay ร้านค้าตั้งบัญชีรับเงินได้หลายบัญชีต่อร้าน (ต้องมีชื่อบัญชี) และตรวจได้ว่าสลิปโอนมาตรงบัญชีของร้านหรือไม่ อ่านแนวคิดได้ที่ การตรวจบัญชีผู้รับ หากต้องการเริ่ม ดูที่ หน้าเริ่มต้นใช้งาน

เช็กลิสต์สรุป

• มีที่รับเงินของร้านที่ไม่ใช้จ่ายส่วนตัว
• จ่ายเงินเดือนให้ตัวเองเป็นรอบ จำนวนคงที่
• กันเงินสำรองสำหรับคืนเงินและเหตุไม่คาดคิด
• จดทุกครั้งที่ยืมข้ามกอง
• ทบทวนทุกสิ้นเดือนว่ากติกาถูกรักษาหรือไม่

เรื่องรูปแบบกิจการและผลทางภาษีของการแยกบัญชี ควรปรึกษานักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญ เพราะแต่ละกรณีต่างกัน