ตรวจสลิปจำนวนมากพร้อมกัน วางขั้นตอนอย่างไรให้ไม่ตกหล่น
อ่าน 1 นาที
ไม่มีรูปภาพ
ร้านที่ขายดีมักเจอวันที่สลิปหลั่งไหลเข้ามาพร้อมกัน เช่น ช่วงลดราคา วันเงินเดือนออก หรือปิดยอดส่งของรอบสุดท้าย ถ้าไม่มีขั้นตอนที่ชัดเจน การตรวจทีละใบด้วยมือจะทำให้เกิดความผิดพลาดสองแบบ คือใบที่ถูกลืม และใบที่ถูกตรวจซ้ำสองคน
หลักคิด ทำให้ทุกใบมีสถานะ
เป้าหมายของงานเป็นชุดคือ ทุกสลิปที่เข้ามาต้องอยู่ในสถานะใดสถานะหนึ่งเสมอ ไม่มีใบที่ไม่รู้ว่าอยู่ตรงไหน สถานะพื้นฐานที่ใช้ได้กับร้านทั่วไปมีดังนี้
| สถานะ | ความหมาย | ใครเป็นคนต่อไป |
|---|---|---|
| รับแล้ว | ได้รับรูป ยังไม่ตรวจ | ระบบหรือแอดมิน |
| ผ่าน | ตรวจแล้ว ยอดและบัญชีตรง | ฝ่ายจัดส่ง |
| ต้องตรวจเพิ่ม | ผิดปกติ เช่น ยอดไม่ตรง รูปไม่ชัด | แอดมินอาวุโส |
| ไม่ผ่าน | ปฏิเสธพร้อมเหตุผล | ฝ่ายดูแลลูกค้า |
ขั้นตอนทำงานเมื่อมีสลิปจำนวนมาก
1. รวมทุกใบไว้ที่จุดเดียว
สลิปที่กระจายอยู่ในหลายแชตหรือหลายคนถือ เป็นสาเหตุหลักของการตกหล่น ควรรวมให้เข้าคิวเดียวกัน เช่น ผ่านหน้าชำระเงินของร้านหรือผ่านปลั๊กอินร้านค้า ดูตัวเลือกที่ ปลั๊กอิน สำหรับร้านที่ใช้ WooCommerce, WHMCS หรือ Magento 2
2. ให้ระบบตรวจส่วนที่ซ้ำกันก่อน
การตรวจเลขอ้างอิง ยอด และบัญชีผู้รับเป็นงานที่ทำซ้ำได้ ให้ระบบทำแทน PPay รองรับการส่งตรวจเป็นชุด (batch) และการตรวจแบบคิว ผ่าน API ตามที่อธิบายใน เอกสาร API ให้แอดมินดูเฉพาะรายการที่ระบบแจ้งว่าผิดปกติ
3. แบ่งงานตามช่วงหรือหมวด
ถ้าตรวจเองบางส่วน ให้แบ่งชัดเจน เช่น คนที่หนึ่งดูออเดอร์เลขคี่ คนที่สองเลขคู่ หรือแบ่งตามช่วงเวลา เพื่อไม่ให้สองคนจับใบเดียวกัน
4. เก็บผลไว้ในที่เดียว
ผลของทุกใบควรถูกบันทึกกลับไปที่ออเดอร์ ไม่ใช่แค่จำไว้ในหัวหรือในแชต ดูแนวทางการกระทบยอดประจำวันใน กระทบยอดการชำระเงินประจำวัน
ระวังสิ่งเหล่านี้เมื่อตรวจเป็นชุด
- สลิปซ้ำในชุดเดียวกัน ลูกค้ารายเดียวอาจส่งสองครั้งในช่วงที่ระบบช้า ต้องมีการจับซ้ำ
- ข้อจำกัดของระบบ เช่น จำนวนครั้งต่อวันหรือต่อใบแจ้งหนี้ที่ตั้งไว้ ต้องรู้ข้อจำกัดของแพ็กเกจที่ใช้
- ความล้มเหลวบางส่วน งานชุดใหญ่อาจมีบางใบล้มเหลวจากเหตุชั่วคราว ต้องมีขั้นตอนไล่ตรวจใบที่ค้างหลังเสร็จ
- ความเหนื่อยล้า การดูสลิปหลายร้อยใบติดกันทำให้พลาดง่าย ควรสลับพักหรือสลับคน
ตัวอย่างสมมติวันแคมเปญ
สมมติว่าร้านได้สลิป 300 ใบในวันเดียว (ตัวเลขสมมติ) ระบบตรวจชุดแรกผ่าน 270 ใบ อีก 30 ใบถูกแยกเป็นต้องตรวจเพิ่ม แอดมินสองคนแบ่งกันดู 15 ใบต่อคน พบยอดไม่ตรง 8 ใบ รูปไม่ชัด 5 ใบ ที่เหลือเป็นสลิปซ้ำ การทำงานแบบนี้ทำให้ทีมใช้เวลากับ 30 ใบที่ต้องใช้วิจารณญาณจริง ๆ แทนการเปิดตรวจครบ 300 ใบ
รายการตรวจหลังจบวัน
- จำนวนสลิปที่รับ เท่ากับผ่าน ต้องตรวจเพิ่ม และไม่ผ่านรวมกันหรือไม่
- ไม่มีออเดอร์ที่ค้างสถานะรับแล้ว
- ยอดรวมที่ยืนยัน ตรงกับยอดเข้าบัญชีจริง
- เคสที่ไม่ผ่านถูกตอบลูกค้าครบ
- จดปัญหาที่พบเพื่อปรับขั้นตอนรอบหน้า
เริ่มต้นวางระบบได้ที่ หน้าเริ่มต้นใช้งาน หรือ สมัครสมาชิก เพื่อทดลองส่งตรวจชุดเล็ก ๆ ก่อนถึงช่วงขายหนัก